Administrador

General

Introducción

Como administrador usted prepara cada proceso de evaluación docente: crea la evaluación, carga a los participantes, asigna quién evalúa a quién, define las fechas, da seguimiento al avance y genera los reportes de resultados.

En el menú de la izquierda tiene estas opciones:

Opción	Descripción
Inicio	Avance de la evaluación en curso.
Evaluaciones	Crear y administrar cada proceso de evaluación.
Reportes	Reportes de participación y de resultados.
Configuración	Instrumentos, usuarios, directores, coordinadores, plantillas de correo y ciclos.
Ayuda	Este manual de usuario.

Nota

Algunas acciones dependen de permisos adicionales al de administrador: Anular global permite anular una evaluación completa y Anular por carreras permite aprobar o rechazar la anulación de un área. Si no ve un botón que se menciona en este manual, es probable que su usuario no tenga ese permiso.

Entrar y salir del sistema

1. Abra la dirección del sistema en su navegador. Funciona en computadora y en celular.
2. Escriba su usuario y contraseña de UNPHUSIST (Akademia). Puede escribir el usuario solo, como correo institucional (usuario@unphu.edu.do) o con el dominio (UNPHU\usuario).
3. Haga clic en Entrar y espere unos segundos.

1. Usuario · 2. Contraseña · 3. Entrar · 4. Olvidé mi contraseña

Si olvidó su contraseña, use el enlace Olvidé mi contraseña de la pantalla de entrada; le llevará al portal de UNPHU para recuperarla.

Para salir, haga clic en el ícono de encendido en la esquina superior derecha. Si usa una computadora compartida, salga siempre al terminar.

El ícono de encendido, en la esquina superior derecha, cierra la sesión.

Importante

Si aparece «El usuario no tiene permisos para utilizar esta aplicación», el usuario de Akademia es correcto pero no está registrado en este sistema. Pida a otro administrador que lo agregue en Configuración › Usuarios.

Pantalla de Inicio

Al entrar verá el Progreso de la evaluación docente. Por defecto muestra la evaluación más reciente.

• Selector de período (arriba a la derecha): elija otra evaluación y la página se actualiza sola.
• Seis tarjetas con el avance: Total de secciones, Secciones evaluadas, Secciones pendientes, Total de profesores, Profesores evaluados y Profesores pendientes. Las tarjetas de avance muestran la cantidad y el porcentaje separados por una barra; por ejemplo 120/45.5% significa 120 secciones, que son el 45.5 % del total.
• Avance de la evaluación: gráfico por área administrativa con tres barras: Estudiante-Docente, Director-Docente y Autoevaluación.

1. Selector de período. Debajo, las tarjetas de avance y el gráfico por área.

Nota

Use esta pantalla durante el período de evaluación para ver qué áreas van atrasadas y decidir a quién enviar recordatorios.

Flujo de trabajo recomendado

Un proceso de evaluación completo sigue este orden. Cada paso tiene su sección en este manual.

1. Prepare los instrumentos (los cuestionarios) en Configuración. Debe tenerlos antes de crear la evaluación.
2. Cree la evaluación del período.
3. Importe los participantes desde Akademia.
4. Asigne los directores por área y los coordinadores por ciclo.
5. Defina las fechas de cada tipo de evaluación.
6. Si corresponde, excluya grupos o profesores que no deben evaluarse.
7. Envíe las notificaciones por correo a los participantes.
8. Dé seguimiento en Inicio y con los reportes de pendientes (1 al 5).
9. Al terminar el plazo, cierre la evaluación.
10. Genere los reportes de resultados.

Evaluaciones

Crear una evaluación

1. En el menú, haga clic en Evaluaciones.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Complete todos los campos:
   • Año, Periodo y Recinto de la evaluación.
   • Nombre: un nombre que la identifique, por ejemplo «Evaluación docente 2026-2».
   • Estudiante al docente, Director al docente y Autoevaluación: el instrumento que se usará en cada tipo de evaluación.
4. Haga clic en Crear. Se abre la ficha de la nueva evaluación, con estado Abierta.

Ventana Nueva evaluación: todos los campos son obligatorios.

Para volver a una evaluación existente, entre en Evaluaciones y haga clic en su nombre o en su período. La ficha de la evaluación tiene nueve pestañas; las secciones siguientes explican cada una.

Las nueve pestañas de la ficha de una evaluación.

Nota

Las evaluaciones no se pueden eliminar desde el sistema. Revise bien los datos antes de crearla.

Informaciones básicas y fechas

En la pestaña Informaciones básicas verá el semestre, el recinto, el nombre y el estado de la evaluación.

• Cambiar el nombre: haga clic en el lápiz junto al nombre.
• Abrir o cerrar: el botón cambia según el estado actual (Cerrar o Abrir).
• Anular: anula la evaluación completa. Solo aparece si su usuario tiene el permiso Anular global.

Importante

Cerrar y Anular se aplican en cuanto hace clic, sin pedir confirmación. Al cerrar, el sistema calcula los resultados de la evaluación. Hágalo solo cuando haya terminado el plazo.

Fechas del proceso

En la misma pestaña defina cuándo empieza y termina cada tipo de evaluación:

1. Para Estudiante-Docente, Director-Docente y Autoevaluación, elija la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.
2. Haga clic en Guardar.

Las seis fechas son obligatorias y la fecha de inicio no puede ser posterior a la de finalización; si falta alguna, el sistema se lo indicará.

Arriba, el estado con el botón Abrir/Cerrar. 2. Fechas de inicio y fin de cada tipo de evaluación.

Instrumentos de la evaluación

En la pestaña Instrumentos de evaluación puede cambiar el cuestionario que se usa en cada tipo de evaluación. Elija el instrumento de cada lista y haga clic en Guardar.

Para crear o modificar los cuestionarios, vea Crear y editar instrumentos.

Importar participantes

Antes de que nadie pueda evaluar, hay que traer desde Akademia los estudiantes, profesores y grupos del período. Esto se hace en la pestaña Participantes.

1. Elija los filtros:
   • Área administrativa: deje marcada Incluir todas las áreas, o desmárquela para elegir solo algunas.
   • Tipo de asignatura: Todos, Normal o Laboratorio.
   • Rotación clínica: Todos, Sí o No.
2. Haga clic en Importar todos los datos.
3. Espere a que la página termine de cargar. Puede tardar varios minutos: no cierre la ventana ni vuelva a hacer clic.

1. Filtro de áreas · 2. Importar todos los datos · 3. Descargar lo importado. En esta evaluación la importación aparece bloqueada porque ya hay evaluaciones completadas.

Después de importar, la tabla Datos cargados muestra lo que hay en el sistema:

• Filas: Estudiantes, Profesores, Grupos Asignaturas (las secciones), Grupos Asignaturas Estudiantes (qué estudiante está en qué sección), Grupos Asignaturas Profesores (qué profesor imparte cada sección) y Profesores Áreas Administrativas.
• La columna Cantidad muestra participantes / importados.
• El botón Importar de cada fila vuelve a cargar solo ese tipo de dato.
• El ícono de nube descarga en Excel la lista de lo importado.

Encima del botón verá los Últimos parámetros utilizados, por si necesita repetir la importación con los mismos filtros.

Importante

En cuanto alguien completa una evaluación, la importación se bloquea para no alterar los datos. Verifique que todo esté completo antes de abrir el proceso.

Nota

Los filtros se aplican a los grupos (secciones). Estudiantes y profesores se importan completos.

Asignar directores

En la pestaña Directores se indica quién evalúa a los profesores de cada área administrativa. La tabla aparece después de importar los participantes.

1. Si el director no existe en el sistema, haga clic en Nuevo Director y complete correo, nombres, apellidos y login (su usuario de Akademia).
2. En cada fila (una por área administrativa) complete:
   • Alias: nombre corto del área (opcional).
   • Director: elija al director de la lista.
   • Evaluación abierta: marque las áreas que participan en esta evaluación. Solo puede marcarla si eligió un director. Los reportes muestran únicamente las áreas marcadas.
   • Bloquear Estudiantes: si la marca, los estudiantes del área que tengan evaluaciones pendientes pueden ser bloqueados en otros sistemas de UNPHU hasta que las completen.
3. Haga clic en Guardar.

1. Director del área · 2. Evaluación abierta · 3. Bloquear Estudiantes · 4. Anular o activar el área. (Nombres de ejemplo)

Las columnas Estado y Cambio de estado sirven para anular un área; vea la sección siguiente.

Anular o activar un área

Anular un área la deja fuera de la evaluación. Para evitar errores, se necesitan dos personas: una solicita y otra aprueba.

1. En la pestaña Directores, haga clic en Anular en la fila del área. El área queda En espera de aprobación.
2. Otro usuario con el permiso Anular por carreras entra a la misma pestaña y hace clic en Aprobar o Rechazar.
3. Si se aprueba, el estado cambia a Anulado.

Un área con solicitud pendiente: quien tiene el permiso Anular por carreras ve Aprobar y Rechazar.

Para devolver un área anulada, use Activar: sigue el mismo proceso de solicitud y aprobación.

Importante

• La solicitud se envía con un solo clic, sin confirmación, y genera un correo de aviso.
• La evaluación debe estar abierta para poder anular un área.
• Quien solicita no puede aprobar su propia solicitud; por eso no verá los botones Aprobar y Rechazar en un área que usted mismo solicitó.

Asignar coordinadores

Los coordinadores evalúan a los profesores de un ciclo de una carrera. Se configuran en la pestaña Coordinadores.

1. Si el coordinador no existe, haga clic en Nuevo coordinador y complete sus datos.
2. Elija el coordinador de cada ciclo.
3. Haga clic en Guardar.

Nota

La evaluación que hace un coordinador cuenta como la evaluación del director del área. Si el director ya evaluó a un profesor, el coordinador ya no podrá evaluarlo, y al revés.

Enviar notificaciones

En la pestaña Notificaciones se envían los correos a los participantes (por ejemplo, el aviso de inicio o los recordatorios).

1. En Plantilla de correos, busque la plantilla que quiere enviar.
2. Haga clic en Enviar ahora y confirme.

1. Historial de envíos con enviados, en cola y fallidos · 2. Enviar ahora. (Usuarios de ejemplo)

Los correos no salen todos al instante: entran en una cola y se envían poco a poco. La tabla Envío de notificaciones muestra para cada envío el total de destinatarios y cuántos están Enviados, En cola o Fallidos.

Importante

No existe vista previa ni envío de prueba. Revise el texto de la plantilla en Plantillas de correo antes de enviarla.

Excluir grupos y profesores

Use las exclusiones cuando una sección o un profesor no deba evaluarse en este período (por ejemplo, una sección cancelada o un profesor de licencia).

Excluir un grupo

1. En la pestaña Grupos excluidos, haga clic en Excluir grupo.
2. Busque el grupo por nombre de asignatura o por CÓDIGO-GRUPO.
3. Escriba el comentario con la razón (obligatorio) y guarde.

Ventana para excluir un grupo: busque el grupo y escriba la razón.

Excluir un profesor

1. En la pestaña Profesores excluidos, haga clic en Excluir profesor.
2. Primero elija el grupo; después podrá buscar al profesor de ese grupo.
3. Escriba el comentario con la razón y guarde.

Para deshacer una exclusión, use Restablecer (grupos) o Quitar (profesores); ambos piden confirmación. Las tablas muestran quién hizo cada exclusión, cuándo y por qué.

Importante

Excluir se aplica al guardar, sin confirmación adicional.

Historial de cambios

La pestaña Historial registra quién hizo cada cambio importante y cuándo: cambios de estado, de fechas (con el valor anterior y el nuevo), de instrumentos, de directores y coordinadores, importaciones y anulaciones. Úsela para aclarar qué pasó cuando alguien reporta un problema.

Configuración

Crear y editar instrumentos

Un instrumento es el cuestionario que responde quien evalúa. Se organiza en dimensiones (bloques temáticos), y cada dimensión tiene preguntas (también llamadas indicadores). Se administran en Configuración › Instrumentos de evaluación.

Crear un instrumento

1. Haga clic en Nuevo instrumento.
2. Escriba el Nombre y elija el Tipo de formulario (para estudiantes, directores o autoevaluación).
3. Haga clic en Crear. Se abre el editor.

1. Nuevo instrumento · 2. Menú con Editar, Duplicar y Eliminar. (Usuarios de ejemplo)

Usar el editor

El editor funciona como un formulario en línea: haga clic sobre cualquier elemento para editarlo.

• Encabezado: nombre del instrumento e Instrucciones que verá quien evalúa (admite formato).
• Agregar dimensión crea un bloque nuevo. Cada dimensión tiene:
  • Nombre para mostrar: el título que ve quien evalúa; admite formato e imágenes.
  • Nombre de la dimensión: el mismo nombre en texto simple.
  • Peso: vea Cómo funcionan los pesos.
• Dentro de cada dimensión, use Agregar pregunta cerrada o Agregar pregunta abierta:
  • Pregunta cerrada: tiene opciones de respuesta, cada una con un texto y un valor. Arrastre las opciones para ordenarlas, use Agregar otra opción para añadir más y la papelera para quitar una. El valor de una opción aparece al hacer clic sobre ella.
  • Pregunta abierta: el evaluador escribe su respuesta. Elija su Clasificación.
  • En ambas puede indicar el Peso, marcarla como Obligatoria y escribir un texto de ayuda (Tooltips) que el evaluador ve en un ícono junto a la pregunta.
• Cada pregunta se puede duplicar o eliminar con los íconos de su esquina.

Nota

No hay botón Guardar: los cambios se guardan al hacer clic fuera del elemento que está editando. Antes de salir del editor, haga clic en una zona vacía de la página.

Importante

La papelera de una dimensión o pregunta la elimina al instante, sin confirmación.

Duplicar, editar y eliminar

En la lista de instrumentos, el menú de cada uno ofrece Editar, Duplicar y Eliminar (estas dos piden confirmación).

Nota

Un instrumento que ya se usó en una evaluación no se puede editar, para no alterar resultados existentes. Si necesita cambiarlo, use Duplicar: se crea una «Copia de…» que sí puede modificar.

Cómo funcionan los pesos

Los pesos indican cuánto cuenta cada parte en la calificación final. Deben cumplir dos reglas:

1. Los pesos de todas las dimensiones del instrumento suman 100.
2. Los pesos de las preguntas de una dimensión suman el peso de esa dimensión.

Ejemplo:

Dimensión	Peso	Preguntas
Planificación	40	4 preguntas de 10
Metodología	30	3 preguntas de 10
Evaluación del aprendizaje	30	2 preguntas de 15
Total	100

Si algo no cuadra, aparece un recuadro rojo arriba del editor con la lista de problemas: pesos que no suman, pesos o valores negativos, u opciones con el mismo valor dentro de una pregunta. El recuadro se actualiza cada vez que guarda un cambio.

Nota

Cada dimensión o pregunta nueva empieza con peso 100. Es normal que aparezca el recuadro rojo al agregar la segunda: ajuste los pesos hasta que desaparezca.

Usuarios administradores

En Configuración › Usuarios se administran las personas que gestionan el sistema.

1. Haga clic en Nuevo administrador.
2. Complete Correo, Login (su usuario de Akademia) y Nombre completo.
3. Elija al menos un rol: Administrador, y si corresponde Anular global o Anular por carreras.
4. Guarde.

Desde la lista puede editar un usuario (el correo no se puede cambiar) o desactivarlo. Desactivar no borra al usuario y se puede revertir activándolo de nuevo.

Directores y coordinadores

Las pestañas Directores y Coordinadores de Configuración guardan el listado general de estas personas. Luego, en cada evaluación, se asignan a sus áreas o ciclos (vea Asignar directores y Asignar coordinadores).

• Nuevo: correo, nombres, apellidos y login (usuario de Akademia).
• Editar: cambia sus datos.
• Activar / Desactivar: pide confirmación y se puede revertir.

Importante

En directores, la opción Quitar se aplica sin confirmación. Si solo quiere que deje de participar, prefiera Desactivar.

Ver el sistema como otro usuario

Para ayudar a un estudiante, profesor o director que reporta un problema, puede entrar al sistema como si fuera esa persona y ver exactamente lo que ve. Esto está en Configuración › Impersonar.

1. Elija el tipo de usuario: Todos, Estudiante, Docente, Director o Coordinador.
2. Escriba el nombre, correo, matrícula o código y elija a la persona en la lista.
3. Haga clic en Impersonar.

1. Tipo de usuario · 2. Buscar a la persona · 3. Impersonar.

Mientras dure, verá una franja negra arriba: «Este usuario está siendo impersonado». Para regresar a su cuenta, haga clic en [Volver a mi usuario] en esa franja.

Nota

Mientras ve el sistema como otra persona no puede enviar evaluaciones en su nombre.

Plantillas de correo

Las plantillas son los correos que se envían desde Notificaciones. Se administran en Configuración › Plantillas.

1. Haga clic en nueva plantilla, elija el Tipo de plantilla (define a quién se envía) y escriba el Nombre.
2. En el editor, complete el Asunto y el Cuerpo del correo. Puede dar formato al texto y agregar imágenes.
3. Para personalizar el mensaje, use el botón Variables de la barra del editor: inserta campos como {{Nombre}} que se reemplazan por los datos de cada destinatario al enviar.
4. Guarde. Para modificarla más tarde, haga clic en su nombre en la lista.

Editor de una plantilla. El botón Variables inserta campos como {{Nombres}}, que se reemplazan por los datos de cada destinatario.

Importante

• Inserte las variables siempre con el botón Variables. Si escribe una a mano y tiene un error, el correo saldrá con el texto literal, por ejemplo {{Nombr}}.
• Eliminar una plantilla no pide confirmación. Las plantillas internas del sistema no se pueden eliminar.

Ciclos

Un ciclo agrupa semestres de una carrera, y es la unidad que evalúa un coordinador. Se crean en Configuración › Ciclos con: Nombre, Carrera, PensumId (identificador del pensum en Akademia), Semestre inicio y Semestre fin.

Los ciclos se pueden editar pero no eliminar. Si intenta crear uno con los mismos datos que otro existente, el sistema se lo indicará.

Validaciones y correo

Estas dos pestañas de Configuración son técnicas. Normalmente las configura el equipo de soporte.

• Validaciones: reglas que revisan las respuestas abiertas (por ejemplo, para impedir palabras ofensivas) y el mensaje que ve el evaluador si no las cumple. Se escriben como expresiones regulares.
• Correo: la cuenta desde la que el sistema envía las notificaciones. Requiere un archivo de credenciales de Google.

Reportes

Generar un reporte

1. En el menú, haga clic en Reportes.
2. Haga clic en el título del reporte para desplegar sus parámetros.
3. Complete todos los parámetros. Normalmente empiece por la Evaluación: en muchos reportes la lista de áreas se actualiza según la evaluación elegida.
4. Haga clic en Generar. El archivo se descarga a su computadora.

Cada reporte pide sus parámetros y se genera con el botón Generar.

Nota

En los reportes 11, 21, 22 y 28 puede escribir 0 en Código profesor para obtener los resultados de todos los profesores: se descarga un archivo comprimido (.zip) con un PDF por profesor, listo para repartir.

Importante

La página no muestra un indicador mientras se genera el archivo. Los reportes grandes, sobre todo los de todos los profesores, pueden tardar varios minutos. Espere la descarga y no vuelva a hacer clic en Generar.

Lista de reportes

#	Reporte	Parámetros	Formato
	Seguimiento y participación
1	Profesores con evaluaciones pendientes	Evaluación	PDF
2	Participación de estudiantes por área	Evaluación	Excel
3	Estudiantes con evaluaciones pendientes	Evaluación, Área	Excel
4	Profesores con autoevaluación pendiente	Evaluación, Área	Excel
5	Directores con evaluaciones pendientes	Evaluación	Excel
6	Participación por actores	Evaluación, Área	PDF
23	Facultades: participación por actores	Evaluación, Facultad	PDF
25	Áreas y grupos a evaluar por estudiante	Evaluación, Matrícula	Excel
26	Grupos excluidos	Evaluación	Excel
27	Grupos de rotación clínica	Evaluación	Excel
	Resultados por área y facultad
7	Resultados por promedio general	Evaluación, Área	PDF
8	Resultados por rango de puntuación	Evaluación, Área	PDF
9	Resultados por tipo de evaluación y dimensiones	Evaluación, Área	PDF
10	Resultados por áreas e indicadores	Evaluación, Área	PDF
24	Resultados por facultades y dimensiones	Evaluación, Facultad	PDF
	Resultados por profesor
11	Resultados por profesores y dimensiones	Evaluación, Área, Código profesor (0 = todos)	PDF o ZIP
12	Resultados por profesor, indicadores y áreas	Evaluación, Área, Código profesor	PDF
13	Resultados por profesor y secciones	Evaluación, Código profesor	PDF
21	Carta de resultados	Evaluación, Área, Código profesor (0 = todos)	PDF o ZIP
22	Resultados cualitativos y por dimensiones de un profesor	Evaluación, Área, Código profesor (0 = todos)	PDF o ZIP
	Resultados cualitativos (respuestas abiertas)
14	Resultados cualitativos por áreas	Evaluación, Áreas, Tipos de evaluación	Excel
15	Resultados cualitativos por profesor	Evaluación, Código profesor	Excel
	Historial y comparativos
16	Historial por área	Recinto, Área	PDF
17	Historial por profesor	Recinto, Código profesor	PDF
18	Comparativo por área	Evaluación, Áreas	PDF
19	Comparativo por facultad	Evaluación	PDF
20	Comparativo por facultad y áreas	Evaluación, Facultad, Áreas	PDF
	Práctica clínica (teórica + práctica)
28	Individual docente práctica clínica	Evaluación teórica, Evaluación práctica, Área, Código profesor (0 = todos)	PDF o ZIP
29	Escuela práctica clínica	Evaluación teórica, Evaluación práctica, Área	PDF
30	Rango de puntuación unificado	Evaluación teórica, Evaluación práctica, Área	PDF
31	Facultades y áreas unificados	Evaluaciones, Facultad	PDF

En los parámetros que permiten elegir varias opciones (Áreas, Tipos de evaluación, Evaluaciones), marque todas las que necesite en la lista.

Ayuda

Preguntas frecuentes

No veo la opción «Evaluar» en el menú.

Es normal: los administradores gestionan el proceso pero no evalúan. Esa opción aparece para estudiantes, profesores, directores y coordinadores.

El botón «Importar todos los datos» está deshabilitado.

Alguien ya completó una evaluación en este proceso, y desde ese momento la importación se bloquea para proteger los resultados.

No puedo editar un instrumento.

Ya se usó en una evaluación. Duplíquelo y edite la copia; vea Crear y editar instrumentos.

La pestaña Directores dice «Favor importe los datos…».

Primero debe importar los participantes. Lo mismo aplica a Grupos excluidos y Profesores excluidos.

Un director dice que no ve profesores para evaluar.

Revise en la pestaña Directores que esté asignado a su área con Evaluación abierta marcada, y en Fechas del proceso que hoy esté dentro del período Director-Docente. Si sigue sin verlos, use Ver el sistema como otro usuario para ver su pantalla.

No veo los botones Aprobar o Rechazar en un área.

O su usuario no tiene el permiso Anular por carreras, o usted mismo hizo la solicitud. Otra persona debe aprobarla.

Envié una notificación y los correos siguen «En cola».

Los correos se envían poco a poco. Vuelva a revisar la pestaña Notificaciones más tarde; si aumentan los Fallidos, contacte a soporte.

Aparece un recuadro rojo en el editor de instrumentos.

Los pesos no cuadran o hay opciones con valores repetidos o negativos. Vea Cómo funcionan los pesos.